Automatische Verplanung mit SmartDispatch

Mit SmartDispatch kannst Du Deine Aufträge automatisch an den passenden Techniker verplanen lassen – ganz ohne manuelles Suchen nach freien Terminen.

1. Wie funktioniert SmartDispatch? 

2. Welche Kriterien prüft SmartDispatch?

3. Wo kannst du die Einstellungen anpassen?

4. Was passiert, wenn kein Termin gefunden wird?

5. Besondere Hinweise & Beispiele 

1. Wie funktioniert SmartDispatch?

Sobald du bei einem Auftrag die Kategorie "SmartDispatch" auswählst und der Auftrag in den Status „Zur Planung“ wechselt, startet die automatische Verplanung.

2. Welche Kriterien prüft SmartDispatch?

• War ein Techniker schon einmal vor Ort?:  Dann wird dieser bevorzugt.

• Maximale Entfernung: Nur Techniker im eingestellten Umkreis (z. B. 30 km) werden berücksichtigt.

• Frühester Starttermin: Termine können erst ab dem eingestellten Mindestzeitraum (z. B. 2 Tage) vergeben werden.

• Priorität: Du kannst einstellen, wie wichtig es ist, den gleichen Techniker erneut zu schicken (von niedrig bis hoch).

SmartDispatch prüft alle verfügbaren Termine innerhalb der nächsten 30 Tage. Findet das System einen passenden Techniker, wird der Auftrag automatisch verplant und der Termin erscheint direkt im Auftrag.

3. Wo kannst Du die Einstellungen anpassen?

Alle Regeln für SmartDispatch findest du in den Unternehmenseinstellungen → KI-Smart Dispatch.
Dort kannst du festlegen:

• die maximale Entfernung (z. B. 30 km),

• den Zeitraum für die früheste Buchung (z. B. ab 2 Tagen),

• sowie die Priorität (niedrig bis hoch), falls ein Techniker bereits beim Kunden war.

4. Was passiert, wenn kein Termin gefunden wird?

Manchmal gibt es keinen passenden Techniker oder Termin im festgelegten Zeitraum.
In diesem Fall:

• Entfernt das System die Kategorie "SmartDispatch"

• Fügt die Kategorie „Manuell planen“ hinzu

• Und schreibt automatisch einen Hinweis in die internen Nachrichten, z. B.:
  „Es konnte kein Termin im Umkreis von 30 km im angegebenen Zeitraum gefunden werden.“

So weißt du sofort, dass eine manuelle Planung nötig ist.

5. Besondere Hinweise & Beispiele 

• SmartDispatch ist nur in Enterprise verfügbar.

• Die Kategorie muss genau „SmartDispatch“ heißen.

• Das System protokolliert die Planung in der Historie. Dort siehst du, dass die Verplanung automatisch vom System und nicht von einem Benutzer durchgeführt wurde.

• Funktioniert unabhängig von der Reihenfolge (Kategorie zuerst oder Status zuerst).

• Funktioniert auch automatisch bei Wartungsereignissen, wenn das verwendete Vorlage die Kategorie „SmartDispatch“ enthält.

Beispiele:

•  Automatische Verplanung klappt
  Du legst einen Auftrag mit „SmartDispatch“ an → Auftrag geht auf „Zur Planung“ → Techniker in Reichweite gefunden → Termin wird automatisch erstellt.
• Keine automatische Verplanung möglich
  Auftrag mit „SmartDispatch“ anlegen → kein Techniker im Umkreis oder im gewählten Zeitraum verfügbar → das System ändert die Kategorie sichtbar auf „Manuell planen“ → gleichzeitig wird eine Hinweisnachricht im Verlauf des Auftrags hinterlegt.

Mit SmartDispatch sparst du Zeit und stellst sicher, dass Aufträge so effizient wie möglich verplant werden.

Für weitere Fragen zum Kundenportal, wende dich gern jederzeit an deinen Ansprechpartner oder unseren Support unter support@simplias.com.