Duplikate bereinigen – Unternehmen, Einsatzorte & Kontakte zusammenführen

Im Arbeitsalltag kann es leicht passieren, dass Unternehmen, Einsatzorte oder Kontakte mehrfach angelegt werden, zum Beispiel durch kleine Unterschiede in Schreibweisen oder fehlende Angaben. Solche doppelten Einträge führen oft zu Verwirrung und erschweren die Datenpflege. Mit der Funktion „Duplikate bereinigen“, die du in den Unternehmens­einstellungen unter dem Reiter „Duplikate bereinigen“ findest, kannst du diese Einträge schnell erkennen und sauber zusammenführen. Das System prüft automatisch alle Datensätze und zeigt an, wenn zwei Einträge sehr ähnlich sind, beispielsweise bei einer Übereinstimmung von 96 %.

Die Funktion kann für Unternehmen, Einsatzorte oder Kontakte jeweils einzeln angewendet werden. Du wählst zwei Einträge aus und legst fest, welcher als Hauptdatensatz gelten soll. Dieser bleibt nach dem Zusammenführen bestehen und enthält die vollständigen Basisinformationen, wie Name, Adresse, Telefonnummer oder ID. Die Basisinformationen des Hauptdatensatzes haben immer Vorrang. Fehlen bestimmte Angaben, werden diese durch den zweiten Eintrag ergänzt – zum Beispiel eine Telefonnummer, die nur dort hinterlegt ist. Bestehende Werte im Hauptdatensatz bleiben unverändert.

Alle weiteren Informationen und Verknüpfungen des zweiten Eintrags, die für den jeweiligen Bereich relevant sind, werden vollständig übernommen und dem Hauptdatensatz zugeordnet. Der zweite Eintrag wird nach dem Zusammenführen gelöscht, sodass am Ende nur noch der bereinigte Hauptdatensatz existiert. Besonders bei Unternehmen, die zugleich als Lieferant angelegt sind, ist die Wahl des Hauptdatensatzes entscheidend: Nur wenn er als Hauptdatensatz ausgewählt wird, bleiben seine Basisinformationen und Verknüpfungen vollständig erhalten. Wird er nicht als Hauptdatensatz gewählt, fließen lediglich fehlende Angaben in den ausgewählten Hauptdatensatz ein, und der ursprüngliche Eintrag wird gelöscht.

Am Ende existiert ein sauberer, vollständiger Datensatz, der alle wichtigen Basisinformationen enthält, fehlende Angaben ergänzt und sämtliche verknüpften Daten des jeweiligen Bereichs – sei es Unternehmen, Einsatzort oder Kontakt – zusammenführt. So bleiben deine Daten übersichtlich, korrekt und vollständig, und doppelte Einträge gehören der Vergangenheit an.

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