Eine Rechnungsvorlage ist ein vorgefertigtes Dokument, das als Muster für die Erstellung von Rechnungen dient. Sie enthält standardisierte Felder, die angepasst werden können, um spezifische Informationen für jede einzelne Rechnung einzufügen.
Allgemeiner Hinweis: Diese Funktionen kannst du nur nutzen, wenn dir eine Office Lizenz erteilt worden ist. Falls du noch kein Office bei uns hast, informiere dich hier über den folgenden Link.
So erstellst du die Rechnungsvorlage
Auffinden der fertigen Rechnungsvorlage
Was sind die Vorteile der Rechnungsvorlage?
Rechnungsvorlagen bieten eine Vielzahl von Vorteilen und Funktionen. Sie ermöglichen es, wiederkehrende Daten wie Artikel und Standardtexte schnell einzufügen, was den gesamten Prozess der Rechnungserstellung erheblich beschleunigt. Zusätzlich können Vorlagen gespeichert und organisiert werden, was die Verwaltung von Rechnungen erleichtert. Insgesamt stellen Rechnungsvorlagen eine strukturierte und effiziente Methode dar, um Rechnungen zu erstellen. Sie verbessern nicht nur die Arbeitsabläufe im Unternehmen, sondern tragen auch dazu bei, die Benutzererfahrung insgesamt zu optimieren.
Hier findest du die Rechnungsvorlage in mfr
Hierzu gehst du links zur Übersicht, gehst zum Reiter "Verwaltung" und wählst hier den Reiter "Vorlage Berichte" aus. Bei der Auswahl öffnet sich ein neues Fenster, wo du nun über den Reiter "Rechnungsvorlage" zum gewünschten Bereich gelangst. Über das "+" kannst du nun eine Rechnungsvorlage erstellen. Wie das geht, liest du im nächsten Abschnitt.
So erstellst du die Rechnungsvorlage
- Wähle zunächst das "+" aus, um eine neue Ansicht zu öffnen.
- Benenne nun deine neue Rechnungsvorlage und füge bei Bedarf eine Beschreibung hinzu. Du kannst die Benennung später auch ändern, falls sie dir nicht mehr gefällt.
- Klicke auf "Erstellen", um die Rechnungsvorlage zu öffnen und weitere Anpassungen vorzunehmen.
Im ersten Reiter siehst du ein Haussymbol, über das du Kategorien, den Auftraggeber und dessen Ansprechpartner festlegen kannst. Außerdem kannst du den Vor- und Nachtext sowie die Anzeigeoptionen für die Umsatzsteuer bestimmen. Vergiss nicht, die vorgenommenen Anpassungen durch Klicken auf den Speicherbutton zu speichern.
💡Tipp: Du kannst hierüber auch die Vorlagen des Vor- und Nachtexts speichern, sodass du diese nicht nur in der aktuellen Rechnungsvorlage, sondern auch in allen weiteren Rechnungen verwenden kannst.
Im zweiten Reiter, "Informationen", kannst du Änderungen über den Stift rechts oben vornehmen. Hier kannst du den Namen der Vorlage ändern, entscheiden, ob sie mobil für deine Techniker verfügbar sein soll, und die Beschreibung anpassen.
Im dritten Reiter, "Material", kannst du beliebig viele Materialien, Werkzeuge, Leistungen, Texte, Titel, versteckte Kosten, Sets und Seitenumbrüche anwenden.
Auffinden der fertigen Rechnungsvorlage
Wenn du mit deiner Vorlage zufrieden bist, kannst du sie nun testen. Gehe dazu in der linken Anzeige zum Reiter "Aufträge". In dem neu erscheinenden Fenster öffnest du den Reiter "Rechnungen". Über das "+" in der Kopfzeile öffnet sich die Erstellung einer neuen Rechnung. Hier gibst du den Namen deiner Rechnungsvorlage ein, die dir als Vorschlag bereits grau unterlegt angezeigt wird. Wenn du nicht viele Rechnungsvorlagen hast, genügt es, ein Leerzeichen einzugeben, um die Vorschläge anzuzeigen. Wähle eine aus, und falls gewünscht, kannst du nun den Namen (auch den vollständigen Namen) ändern.
Was wird alles übernommen?
In deiner Rechnungsvorlage werden die folgenden Daten übernommen, die alle im Anschluss noch veränderbar sind:
- der Name
- die Kategorien
- der Auftraggeber
- der Vor- und Nachtext
- die Angabe mit oder ohne Umsatzsteuer
- die Kostenselle
- die Qualifikationen
- alle Positionen des Materialreiters