Wie funktioniert XRechnung und ZUGFeRD

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Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung – XRechnung und ZUGFeRD kurz erklärt
2. Die Checkliste im Überblick
3. Angaben im eigenen Unternehmen
   1. Umsatzsteuer-ID (VAT Number)
   2. IBAN, BIC, Steuernummer und Handelsregisternummer
   3. Eigene Kontaktdaten – E-Mail und Telefonnummer
4. Angaben beim Rechnungsempfänger
   1. Kontaktdaten am Hauptansprechpartner des Unternehmens
   2. Die Leitweg-ID
5. Angaben, die aus der Rechnung selbst kommen
6. Prüfliste vor dem Versand
7. Rechtlicher Rahmen und Fristen

1. Einleitung – XRechnung und ZUGFeRD kurz erklärt

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz. Beide in Deutschland gängigen Formate beruhen auf derselben europäischen Norm EN 16931:

• XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Sie ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen).
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei, in die der XML-Datensatz eingebettet ist. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, das System des Empfängers liest die Daten aus dem XML.

Weil beide Formate auf derselben Norm aufsetzen, sind die Pflichtangaben nahezu identisch. Der wichtigste Unterschied: Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommt die Leitweg-ID hinzu (siehe Abschnitt 4.2).

Wichtig zu verstehen: Die Pflichtfelder werden nicht in der einzelnen Rechnung gepflegt, sondern kommen aus deinen Stammdaten. Fehlt eine Angabe in den Stammdaten, fehlt sie in jeder Rechnung, die du daraus erzeugst. Deshalb lohnt es sich, die folgenden Punkte einmal vollständig einzurichten.

2. Die Checkliste im Überblick

3. Angaben im eigenen Unternehmen

3.1. Umsatzsteuer-ID (VAT Number)

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss in den Stammdaten deines eigenen Unternehmens hinterlegt sein. Navigiere dazu zu Verwaltung → Unternehmen und öffne den Eintrag mit deinem Unternehmensnamen. Die Umsatzsteuer-ID trägst du dort im Feld VAT Number ein.

💡 Tipp: Alle Angaben aus den Stammdaten werden automatisch auf deine Berichte und Rechnungen übertragen. Ändert sich etwas, passt du es einmal hier an. Mehr dazu im Artikel Das eigene Unternehmen und Stammdaten.

Bitte beachte: Falls dein Unternehmen keine Umsatzsteuer-ID besitzt (z. B. bei Kleinunternehmerregelung), tritt an ihre Stelle die Steuernummer. Diese hinterlegst du wie in Abschnitt 3.2 beschrieben.

3.2. IBAN, BIC, Steuernummer und Handelsregisternummer

Diese vier Angaben pflegst du gebündelt an einer Stelle: Einstellungen → Rechnungsstellung, dort im Bereich ZUGFeRD.

• IBAN und BIC – die Bankverbindung ist in der Norm Pflicht, damit der Empfänger die Zahlung automatisiert anlegen kann.
• Steuernummer – die vom Finanzamt vergebene Steuernummer deines Unternehmens.
• Handelsregisternummer – die Registernummer, unter der dein Unternehmen eingetragen ist.

Die Angaben im Bereich ZUGFeRD gelten für beide Formate – auch für die XRechnung. Der Bereich heißt lediglich so, weil er mit der ZUGFeRD-Unterstützung eingeführt wurde

Bitte beachte: Trage IBAN und BIC vollständig und ohne Leerzeichen ein. Eine unvollständige IBAN führt beim Empfänger zu einem Prüffehler und damit zur Ablehnung der gesamten Rechnung.

3.3. Eigene Kontaktdaten – E-Mail und Telefonnummer

Die Norm verlangt eine Kontaktmöglichkeit zum Rechnungssteller – konkret eine E-Mail-Adresse, über die Rückfragen zur Rechnung gestellt werden können. In mfr zieht die Rechnung diese Daten vom Hauptansprechpartner deines eigenen Unternehmens.

Öffne dazu Verwaltung → Unternehmen → eigenes Unternehmen und prüfe beim Hauptansprechpartner, dass mindestens eine E-Mail-Adresse und möglichst auch eine Telefonnummer hinterlegt sind.

4. Angaben beim Rechnungsempfänger

4.1. Kontaktdaten am Hauptansprechpartner des Unternehmens

Auch für den Rechnungsempfänger müssen Kontaktdaten übermittelt werden. Diese zieht mfr aus dem Hauptansprechpartner des Kundenunternehmens – zu finden unter Verwaltung → Unternehmen → das jeweilige Kundenunternehmen.

⚠️ Achtung – häufigste Fehlerquelle: Es zählen ausschließlich die Kontaktdaten am Hauptansprechpartner des Unternehmens, nicht die Ansprechpartner oder Kontaktdaten, die im einzelnen Auftrag eingetragen sind. Ein im Auftrag gepflegter Ansprechpartner wird für die E-Rechnung nicht ausgewertet. Wenn eine Rechnung wegen fehlender Empfängerkontaktdaten abgelehnt wird, ist fast immer diese Stelle die Ursache.

4.2. Die Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist die Adressierungsnummer, über die eine Rechnung innerhalb der öffentlichen Verwaltung an die richtige Stelle geroutet wird. Sie wird vom Rechnungsempfänger vorgegeben – du kannst sie nicht selbst bilden. Der öffentliche Auftraggeber teilt sie dir mit, in der Regel mit der Bestellung oder dem Auftrag.

Hinterlege die Leitweg-ID am jeweiligen Unternehmen unter Verwaltung → Unternehmen. So wird sie automatisch in jede E-Rechnung an diesen Auftraggeber übernommen.

Bitte beachte:

• Die Leitweg-ID ist nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber Pflicht. Für Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) wird sie nicht benötigt.
• Du selbst brauchst als Rechnungssteller keine eigene Leitweg-ID.
• Die Leitweg-ID enthält eine Prüfsumme. Ein Zahlendreher führt dazu, dass die Rechnung nicht zugestellt wird – übernimm sie daher immer per Copy & Paste aus der Vorgabe des Auftraggebers.

5. Angaben, die aus der Rechnung selbst komme

Die folgenden Pflichtangaben entstehen beim Erstellen der Rechnung und müssen nicht in den Stammdaten gepflegt werden. Prüfe sie aber beim Ausfüllen des Rechnungsentwurfs, da sie ebenfalls Prüfkriterien der Norm sind.

• Eindeutige Rechnungsnummer – wird über die Nummernkreise vergeben, siehe Nummernkreise in mfr.
• Rechnungsdatum und Leistungs- bzw. Lieferzeitraum.
• Vollständige Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.
• Rechnungspositionen mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis.
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag – bei mehreren Steuersätzen getrennt ausgewiesen.
• Begründung bei 0 % Umsatzsteuer – wird ein Nullsteuersatz verwendet, verlangt die Norm eine Begründung. Nutze dafür die entsprechende Kategorie, siehe Die Kategorie 0% Umsatzsteuer.
• Zahlungsbedingungen – Fälligkeitsdatum oder Zahlungsziel.
• Bestell- bzw. Auftragsnummer des Empfängers, sofern der Auftraggeber eine vorgegeben hat. Bei öffentlichen Auftraggebern wird sie häufig zusätzlich zur Leitweg-ID erwartet.

6. Prüfliste vor dem Versand

Arbeite diese Punkte einmal komplett ab, bevor du die erste E-Rechnung versendest:

1. Umsatzsteuer-ID im eigenen Unternehmen im Feld VAT Number eingetragen.
2. IBAN, BIC, Steuernummer und Handelsregisternummer unter Einstellungen → Rechnungsstellung → ZUGFeRD vollständig eingetragen.
3. Hauptansprechpartner im eigenen Unternehmen mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer gepflegt.
4. Hauptansprechpartner beim Rechnungsempfänger mit Kontaktdaten gepflegt – am Unternehmen, nicht im Auftrag.
5. Bei öffentlichen Auftraggebern: Leitweg-ID am jeweiligen Unternehmen hinterlegt.
6. Rechnungspositionen mit Menge, Einheit und Steuersatz vollständig; bei 0 % Umsatzsteuer die Begründung gesetzt.
7. Zahlungsziel bzw. Fälligkeitsdatum gesetzt.

💡 Tipp: Teste die Einrichtung mit einer einzelnen Rechnung an einen Empfänger, bevor du auf E-Rechnung umstellst. Fehlt eine Stammdaten-Angabe, betrifft der Fehler sonst sofort alle Rechnungen.

7. Rechtlicher Rahmen und Fristen

• Seit 27.11.2020 müssen Rechnungen an Auftraggeber der Bundesverwaltung elektronisch übermittelt werden – hier ist die XRechnung inklusive Leitweg-ID der Standard.
• Seit 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können.
• Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind andere Formate mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027. Ab 01.01.2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft verpflichtend.

Bitte beachte: Dieser Artikel beschreibt die technische Einrichtung in mfr und gibt keine steuerliche Beratung. Ob und ab wann du im Einzelfall E-Rechnungen ausstellen musst, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

Solltest du noch Fragen in Verbindung mit mfr und der E-Rechnung haben, helfen wir dir bei diesem Thema über unseren Support via Mail (support@simplias.com) oder unter unserer Hotline (0341/33157870) 📞 weiter.