Auftragsverwaltung

Terminieren & Zuweisen von Aufträgen und Servicemitarbeitern sowie Hinzufügen von Auftragsdetails

Inhalt

1. Terminieren von Aufträgen und Servicemitarbeiter zuweisen

1.1. Terminieren und Zuweisen über die '+'-Schaltfläche

1.2. Terminieren und Zuweisen direkt aus der Einsatzplanung heraus

2. Hinzufügen weiterer Auftragsdetails

2.1. Kategorien

2.2. Interne Nachricht

2.3. Kostenstelle / Projektnummer

2.4. Eigene Werte

1. Terminieren von Aufträgen und Servicemitarbeiter zuweisen

Um einen Auftrag zu terminieren und einem Servicemitarbeiter im mfr Portal zuzuweisen, gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten:

  1. über die ’+’-Schaltfläche im Bereich Termine
  2. direkt aus der Einsatzplanung heraus

1.1. Terminieren und Zuweisen über die '+'-Schaltfläche 

Nachdem Sie einen neuen Auftrag erstellt haben oder auf einen bereits bestehenden Auftrag öffnen, gelangen Sie zur Auftragsübersicht mit allen relevanten Auftragsdaten.  

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Klicken Sie hier im Bereich Termine auf die '+'-Schaltfläche und Sie gelangen in die Einsatzplanung.

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Die Techniker werden Ihnen hier automatisch nach der Entfernung zu dem Auftrag angezeigt, welchen sie gerade terminieren. Gleichzeitig wird Ihnen auch die Entfernung der bereits terminierten Aufträge angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Techniker und die Uhrzeit aus und klicken Sie in das entsprechende Feld.

Es öffnet sich ein Dialog, welcher das Datum, die Uhrzeit und den Techniker zusammenfasst.

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Hier können Sie Datum und Uhrzeit auch noch einmal anpassen und wählen, ob der Kunde über den Termin automatisch benachrichtigt werden soll oder nicht. Klicken Sie abschließend die Schaltfläche ’Erstellen & Benachrichtigen’.

 

Ihr Auftrag ist nun terminiert und zugewiesen. Er hat den Status „freigegeben“:

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1.2. Terminieren und Zuweisen direkt aus der Einsatzplanung heraus

Wählen Sie Ihren Auftrag links neben der Karte durch einen Klick darauf aus, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Auftrag zum gewünschten Mitarbeiter in das gewünschte Zeitfenster (Drag & Drop).

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Es öffnet sich ein Dialogfeld:

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Passen Sie hier gegebenenfalls Datum und Zeit an oder fügen Sie weitere Mitarbeiter per Eingabe und Auswahl hinzu.
Wollen Sie nicht, dass eine Nachricht an den Kunde versendet wird, entfernen Sie das Häkchen. Klicken Sie abschließend die Schaltfläche ’Erstellen & Benachrichtigen’.

Ihr Auftrag ist nun terminiert und zugewiesen.

Sie können den Auftrag jederzeit in der Auftragsübersicht finden, per Mausklick auswählen, bearbeiten und den Status der Bearbeitung verfolgen.

2. Hinzufügen weiterer Auftragsdetails

Sie können Ihrem Auftrag weitere nützliche Hinweise hinzufügen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht und Anleitungen zu einigen sinnvollen Ergänzungen.

2.1. Kategorien

Kategorien sind eine einfache Möglichkeit, Ihre Aufträge übersichtlich zu filtern.

Wählen Sie einen Auftrag und klicken Sie rechts auf das ‘Einstellungen‘-Symbol. 

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Es öffnet sich ein Auswahlmenü:

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Wählen Sie nun eine passende Kategorie aus den bereits vorhandenen aus (z.B. ‘Ware bestellt‘) oder fügen Sie eine neue Kategorie durch einen Klick auf die Schaltfläche ’+ Kategorien’ hinzu.

In beiden Fällen öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie der Kategorie eine Farbe, mit der diese Kategorie markiert werden soll, vergeben und gegebenenfalls einen Namen. Speichern Sie anschließend Ihre Auswahl. 

Sie können nun Ihre Kategorie per Klick in das Suchfeld auswählen:

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Jedem Auftrag können beliebig viele Kategorien zugeordnet werden.

2.2. Interne Nachricht

Mit internen Nachrichten können Sie Ihren Mitarbeitern wichtige Informationen zum Auftrag oder Kunden mitteilen, die entweder nicht für den Kunden bestimmt sind, oder nicht mit auf dem Servicebericht erscheinen dürfen.


Wählen Sie dazu den Reiter ’Interne Nachricht’ der Menüleiste Ihres Auftrages, geben Sie die Nachricht ein und klicken Sie auf die Schaltfläche ’+ Hinzufügen’.

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Alle Verantwortlichen werden per E-Mail benachrichtigt. Beachten Sie, dass interne Kommentare nachtäglich nicht mehr bearbeitet werden können.

2.3. Kostenstelle / Projektnummer

Nutzen Sie das Feld Kostenstelle/ Projektnummer um Aufträge direkt bestimmten Projekten zuzuordnen. Werten Sie darüber Ihre Aufträge projektbezogen aus.


Wählen Sie dazu den Reiter ’Information’ der Menüleiste Ihres Auftrages.
Geben Sie in das Textfeld ’Kostenstelle/ Projektnummer’ entsprechende Werte ein.

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Im erscheinenden Auswahlmenü können Sie eine bereits freigegebene Kostenstelle oder Projektnummer auswählen oder eine neue hinzufügen. Speichern Sie abschließend Ihre Eingabe.

2.4. Eigene Werte

Benötigen Sie weitere Eingabefelder um weitere Informationen zu erfassen, können Sie diese individuell hinzufügen.
Wählen Sie den Reiter ’Information’ der Menüleiste Ihres Auftrages. Unter den bereits vorgegebenen Feldern finden Sie die Schaltfläche ’Eigene Werte anlegen’. Klicken Sie darauf um Werte hinzuzufügen.

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Geben Sie im Textfeld die Bezeichnung Ihres Wertes ein und klicken Sie auf ’Hinzufügen’. Wiederholen Sie das für beliebig viele Werte und klicken Sie anschließen auf ’Speichern’.

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Ihre Werte sind nun als Eingabefelder hinzugefügt und Sie können im Textfeld die gewünschten Informationen eintragen und dem Auftrag hinzufügen. Speichern Sie auch diese.

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