Zeiterfassung und Eskalation

Hier finden Sie Informationen zur Funktion der globalen und auftragsbezogenen Zeiterfassung

Zeiterfassung

In der Erstansicht oben rechts finden Sie die globale Zeiterfassung. In der globalen Zeiterfassung werden der Beginn und das Ende der Werkzeiten und Pausen erfasst. Um den Arbeitstag zu beginnen, klicken Sie auf "Werkzeit". Die Werkzeit erfasst die Zeit nach dem Arbeitsbeginn aber noch vor dem Beginn oder nach dem Ende der Bearbeitung eines Auftrags. Pausen werden unabhängig von der Werkzeit ebenfalls in der globalen Zeiterfassung erfasst. Mehr Informationen zu Pausen bekommen Sie in den kommenden Absätzen. 



GlobaleZeiterfassung

Nach dem Beginn der Arbeit, also noch während der Werkzeit, können Sie sich auf Aufträge vorbereiten. Sobald Sie mit den Vorbereitungen fertig sind, starten Sie dann in einem Auftrag die Zeiterfassung. Lassen Sie dazu in dem globalen Zähler die Zeit als Werkzeit weiterzählen und öffnen Sie den Auftrag, den Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie im Auftrag auf "Start" und selektieren Sie "Fahrtzeit" um die Fahrtzeit zum Objekt zu erfassen.



Auftragbeginn
 

Nachdem Sie am Objekt angekommen sind, klicken Sie auf "Fahren" und dann auf "Fahrtende". Jetzt ist die gebrauchte Zeit zur Hinfahrt erfasst. Um die Erfassung der Arbeitszeit zu starten, klicken Sie jetzt auf "Pausiert" und dann auf "Arbeitsbeginn". Die Zeiterfassung im Auftrag zeigt jetzt "Arbeiten" an. Nachdem Sie die Arbeit für den Auftrag vollständig beendet haben, klicken Sie auf Arbeiten und dann auf "Arbeitsende". Klicken Sie dann noch auf "Pausiert" und dann auf Fahrtbeginn um die Rückfahrtzeit zu erfassen. 



ZeiterfassungStatusAuftrag


Nach der Rückfahrt können Sie dann auf "Fahren" klicken und dann auf "Fahrtende" um die Zeiterfassung der Rückfahrt zu beenden. Klicken Sie dann wieder auf "Pausiert" und dann auf "Fertig" um die Zeiterfassung im Auftrag vollständig zu beenden. Alternativ, können Sie auch bereits nach dem Ende der Arbeiten im Auftrag die Zeiterfassung beenden, indem Sie auf "Arbeiten" klicken und dann auf "Fertig". Anschließend können Sie dann in einen zweiten Auftrag die Zeiterfassung starten.  Diese Methode können Sie anwenden, wenn Sie zwei oder mehr Aufträge hintereinander bearbeiten wollen. 

Wenn Sie eine Pause während eines Auftrags machen wollen, gehen Sie aus dem Auftrag hinaus und klicken Sie auf "Pause" in der globalen Zeiterfassung in der Erstansicht. Um die Pause zu beenden, öffnen Sie erneut den Auftrag, indem Sie arbeiten und klicken Sie auf "Pausiert" und danach auf "Arbeitsbeginn". Bitte seien Sie sich bewusst, dass die Erfassung der Arbeitszeit im Auftrag nicht automatisch anfängt, nachdem Sie eine Pause in der globalen Zeiterfassung beenden, wenn Sie auf "Werkzeit" klicken. Die Arbeitszeit muss nach einer Pause immer im Auftrag erneut gestartet werden. 

 

GlobalePause

Sollten Sie einen Fehler in der Zeiterfassung im Auftrag gemacht haben, können Sie nachträglich zusätzliche Zeitkorrekturen manuell einbuchen. Dafür muss der Auftrag noch offen sein. Um den Auftrag erneut zu öffnen, falls dieser schon erledigt wurde, klicken Sie auf "Erledigt" und dann auf "Wiedereröffnen". Klicken Sie danach auf das Pluszeichen in der Zeiterfassung und Selektieren Sie "Arbeit" oder "Fahren", je nachdem welche Art von Zeitbuchung Sie noch einfügen wollen. Geben Sie die Beginnzeit und die Endzeit der Zeitbuchung in der Uhranzeige an und klicken Sie auf "Absenden" um die Zeitbuchung zu hinterlegen. 



Zeitkorrektur

Nachdem Sie alle Aufträge für den Tag bearbeitet haben, gehen Sie zurück in die Erstansicht und klicken Sie dann auf das Grüne Stopp Knopf neben der laufenden Zeitanzeige um die globale Zeiterfassung für den Tag zu stoppen. Um Ihre erfassten Zeiten anzusehen, klicken Sie auf den Pfeil, in der globalen Zeiterfassung und navigieren Sie durch die Tage, Wochen und Monate in der angezeigten Ansicht. Die erfassten Zeiten aller Mitarbeiter werden im Portal dargestellt und können dort ebenfalls angepasst werden.  Mehr dazu finden Sie unter (Link zur Zeiterfassung im Portal).

Eskalation

Eine weitere wichtige Funktion, die im Menü der Zeiterfassung im Auftrag zu sehen ist, ist die Funktion zur Eskalation von Aufträgen. 

OptionenZeiterfassung


Diese Funktion wird angewendet, wenn Sie aus irgendeinem Grund den Auftrag abbrechen müssen, bevor der Auftrag beendet werden kann. Dazu müssen Sie die Zeiterfassung im Auftrag öffnen, also auf "Start", "Pausiert" oder "Arbeiten" klicken um die Optionen der Zeiterfassung einzublenden und danach auf "Eskalieren" klicken. Füllen Sie das Feld "Bitte geben Sie ein Grund an" um einen Grund bezüglich des Abbruchs des Auftrags anzugeben. 


Abbruchgrund

Der angegebene Grund wird dann als interne Nachricht hinterlegt und kann im Portal von dem Innendienst gelesen werden. Nach dem Eintragen des Grundes klicken Sie auf "Auftrag abbrechen". Der Status des Auftrags ist jetzt "Abgebrochen" und wird mit einer roten Farbe zusätzlich betont. Der Auftrag kann dann vom Innendienst erneut terminiert werden, wo er dann den Status "Freigegeben" erhält. Alternativ, falls Sie den Auftrag doch noch erledigen können und den Abbruch rückgängig machen wollen, können Sie auf "Abgebrochen" in der Zeiterfassung klicken und dann auf "Wiedereröffnen", um den Auftrag erneut zu öffnen und zu bearbeiten. 

 

StatusAbgebrochen