In diesem Artikel erfährst du alles, was du über das mfr Project Tool wissen musst.
Video Überblick
Schau dir zunächst unser Video zu mfr project an.
Allgemein
Das mfr project Modul wird im Rahmen einer kostenpflichtigen Lizenz bereitgestellt. Mehr Informationen dazu findest du unter mfr-deutschland.de.
Wenn du das Modul erworben hast und es freigeschaltet wurde, findest du dieses im Menü unter "Aufträge" und dann unter dem Reiter "Projekte".
Um ein neues Projekt anzulegen, klickst du dort oben links auf das Plus, gibst den Namen des Projektes und den Auftraggeber ein und klickst anschließend auf "Erstellen". Im Hintergrund wird eine Projektnummer und eine Auftragsvorlage zu diesem Projekt erstellt, damit du schnell und einfach Aufträge zuordnen (Projektnummer unter "Informationen" im Projekt eintragen) oder neue Aufträge für dieses Projekt erstellen kannst (Aufträge aus der Vorlage erstellen).
Wenn ein Projekt fertiggestellt ist und geschlossen werden kann, kannst du dies im Projekt umsetzen, indem du auf der ersten Seite rechts neben dem Namen auf den Bearbeiten-Stift klickst und dann nach ganz unten scrollst. Dort gibt es eine Box "Ist geschlossen", welche angehakt werden kann. Klicke anschließend wieder auf den Stift um diese Änderung zu speichern. Das Projekt ist nun als geschlossen markiert.
Projektchat
Der Projektchat dient im Projekt als zentrale Informationsablage. Hier sollten sich alle Informationen zum Ablauf und dem aktuellen Status des Projektes befinden. Im Grunde funktioniert dieser wie andere bekannte Messenger auch. Wenn dort eine Nachricht oder ein Foto geschickt wird, erhalten alle Teilnehmer aktiv eine Benachrichtigung und können im Portal oder auf Ihrer mfr App (iOS & Android) die Nachricht einsehen und antworten. Um im Portal auf die aktiven Chats zu gelangen, klicke bitte oben rechts auf die 9 Punkte und dann auf Projektchat. Dort werden dir alle offenen Projekte als Chat sowie Auftragschat angezeigt. In den Apps gehst du auf das Menü und klickst dann auf Chat.
Kalkulation
Wenn du ein längeres Projekt umsetzt, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Dazu hast du die Möglichkeit ein Kostenbudget im Projekt zu hinterlegen. Dazu klickst du auf der ersten Seite im Projekt auf den Bearbeiten-Stift, scrollst runter und klappst "Kalkulation" aus. Wenn du dein Budget eingetragen hast, klicke wieder auf den Stift, um zu speichern.
Wenn du dann die Kalkulation auf der ersten Seite einmal aufklappst, siehst du alle relevanten Informationen zusammengefasst. Dazu gehören:
- Lohnkosten: Dies bezieht sich auf alle Zeiten, welche entweder am Projekt selbst oder den zugeordneten Aufträgen hinterlegt wurden. Dazu werden entweder die hinterlegten Stundenlöhne der Mitarbeiter oder der allgemeine "Working Time Technician" Artikel herangezogen.
- Material: Dies bezieht sich auf den Einkaufspreis aller Materialien (keine Service Artikel), welche entweder direkt am Projekt oder in den zugeordneten Aufträgen hinterlegt sind.
- Zusätzliche Kosten: Dies bezieht sich auf weitere Kosten, welche am Projekt entstehen aber nicht als Artikel zugeordnet werden können. Mehr dazu im Abschnitt "Dokumente".
Daraus ergibt sich eine Gesamtkostenaufstellung sowie das Restbudget. Danach sieht man noch wie viel im Projekt durch zugeordnete Rechnungen bereits abgerechnet wurde und wie hoch entsprechend der Gewinn ausfällt.
Zeiterfassung
Du kannst ohne einen Auftrag direkt auf ein Projekt Zeiten erfassen. Sobald ein Projekt angelegt wird, erscheint dieses in deiner Zeiterfassung auf deinem Endgerät. Diese werden unter den Standardzeitarten wir Werkzeug oder Pause in der Liste angezeigt.
Um eine Zeit direkt auf ein Projekt zu buchen, klicken einfach auf das entsprechende Projekt in der Liste und die Zeiterfassung zu diesem Projekt startet. Wenn du die Zeiterfassung auf das Projekt beenden willst, klicken einfach auf Werkzeit, eine andere Zeitart, starte die Erfassung in einem Auftrag oder klicke auf den Stopp Knopf, wenn dein Arbeitstag nach der Erfassung vorbei ist.
Die Zeiten werden dann im Portal im Projekt auf der ersten Übersichtsseite links angezeigt. Dort können Zeiten auch verändert oder manuell hinzugefügt werden.
Aufgaben
Manchmal müssen im Rahmen eines Projektes kleinere abgegrenzte Aufgaben erledigt werden, welche keine Erstellung eines ganzen Auftrages rechtfertigen. Diese können im Projekt unter dem Tab "Aufgaben" angelegt und verwaltet werden.
Aufgaben können folgende Informationen enthalten:
- Aufgabenname*
- Aufgabenbeschreibung
- Bearbeiter
- Fälligkeitsdatum
- Dauer in Min.
- Startdatum
- Enddatum
*Dabei ist nur die Vergabe eines Namens verpflichtend.
Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicke auf "+ Neue Aufgabe" und gib einen Aufgabennamen ein. Anschließend drückst du Enter oder auf "+ Aufgabe", um die Aufgabe zu erstellen. Um weitere Informationen zu hinterlegen, klick auf die Aufgabe und trage die Informationen in die entsprechenden Felder ein. Die Informationen in den Feldern Aufgabenbeschreibung, Fälligkeitsdatum und Dauer sind rein informativ und haben keine Auswirkungen auf andere Funktionen. Wenn die Felder Startdatum, Enddatum und Bearbeiter vollständig ausgefüllt sind wird diese Aufgabe für den Bearbeiter auch in der Einsatzplanung und den Apps angezeigt. Über diese Aufgabe kann der Nutzer in den Apps dann auf die Materialerfassung und die Dokumente am Projekt zugreifen.
Du kannst du Aufgaben über diese Informationen hinaus in verschiedenen Kategorien oder "Buckets" verwalten. Standardmäßig gibt es nur eine Kategorie, in welcher alle Aufgaben erstellt werden, mit dem Namen "Unassigned", also "nicht zugewiesen". Um eine weitere Kategorie zu erstellen, klicke rechts neben der Kategorie auf das Plus und wähle eine Kategorie an oder erstelle eine neue (dabei handelt es sich um die Auftragskategorien). Nun ist es möglich die Aufgaben zwischen den Kategorien oder Buckets per Drag-and-Drop zu verschieben. Beispiele für diese Verwaltung sind z. B.:
- Bearbeitungsstatus ("In Bearbeitung", "Zurückgestellt", "Erledigt")
- Projektabschnitte ("Bauabschnitte 1", "Bauabschnitte 2", "Bauabschnitt 3")
- Gewerke ("Tiefbau", "Hochbau", "Elektro", "Sanitär")
Um eine Aufgabe zu erledigen, klicke im Portal auf das Häkchen an der Aufgabe oder setze die Aufgabe in den Apps auf erledigt.
Dokumente
In dem Tab "Dokumente" findest du alle mit dem Projekt verbunden Objekte wie:
- Angebote
- Aufträge
- Rechnungen
Des Weiteren kannst du dort auf Eingangsrechnungen zu zusätzlichen Kosten am Projekt hochladen sowie für das Projekt relevante Dokumente hinterlegen. Diese werden dann auch in den Apps an den Aufgaben zu diesem Projekt angezeigt.